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Excelで未入力時にポップアップでアラートを表示する方法

Excelで作成したアンケートなどに入力してもらうとき、必須項目が空欄のまま返信されて困った経験はありませんか?

空欄のままだと再提出してもらわなければならないので、期日が迫っているときはたいへんです。できれば相手方のほうで未入力に気づいてほしいですよね。

そこで今回は、Excelで未入力時にポップアップでアラートを表示する方法をご紹介します。

未入力時にアラートが表示されると、未入力の項目があることにすぐに気づいてもらえるので、空欄のまま返信されることが減りますよ。

Excelで未入力時にボップアップでアラートを表示する方法

未入力時にポップアップでアラートを表示する方法には、以下のようなものがあります。

  1. 入力規則を使う方法
  2. マクロを使う方法

入力規則を使う方法は、必須項目が空欄の場合、そのセルの編集状態を解除しようとするとエラーメッセージが表示されます。

一方マクロを使う方法は、マクロ実行ボタンを押すと必須項目に入力されているかチェックされ、チェック結果がメッセージで表示されます。

それでは、それぞれの設定方法を解説します。

入力規則を使って未入力時にポップアップでアラートを表示する方法

入力規則を使う場合は、まずすべての必須項目を選択し、「データ」タブ⇒「入力規則」をクリックします。

Excel
離れたセルを一括で選択するには?

離れたセルは[Ctrl]キーを押しながらクリックで同時に選択できます。

「設定」タブを開き、「入力値の種類」から「文字列(長さ指定)」を選択⇒「データ」から「次の値より大きい」を選択⇒「最小値」に「1」と入力⇒「空白を無視する」のチェックを外します。

Excel

「エラーメッセージ」タブを開き、「スタイル」から「注意」を選択⇒「タイトル」と「エラーメッセージ」を入力して「OK」を押します。

Excel

設定は以上です。必須項目が空欄の場合、そのセルの編集状態を解除しようとすると、以下のようなエラーメッセージが表示されます。

Excel

「はい」を押すと編集状態が解除され、「いいえ」を押すと編集状態が維持されます。

マクロを使って未入力時にポップアップでアラートを表示する方法

マクロを使う場合は、必須項目のセルが離れているかどうかによってコードが変わってきます。

必須項目のセルが離れていない場合は、標準モジュールに以下のようなコードを書きます。

Sub 必須項目チェック()

    If WorksheetFunction.CountBlank(Range("範囲")) = 0 Then
        MsgBox "未入力の項目はありません。", Buttons:=vbInformation
    Else
        MsgBox "未入力の項目があります。必須項目に入力をお願いします。", Buttons:=vbExclamation
    End If
    
End Sub

「”範囲”」の部分に必須項目のセル範囲を入力してください。たとえばB1が必須項目なら「”B1″」とします。

必須項目のセルが離れている場合は、以下のようなコードを書きます。

Sub 必須項目チェック()

    Dim cnt As Long
    Dim rng As Range
    
    For Each rng In Range("範囲1, 範囲2")
        If rng = "" Then
            cnt = cnt + 1
        End If
    Next rng

    If cnt = 0 Then
        MsgBox "未入力の項目はありません。", Buttons:=vbInformation
    Else
        MsgBox "未入力の項目があります。必須項目に入力をお願いします。", Buttons:=vbExclamation
    End If
    
End Sub

「”範囲1,範囲2″」の部分に必須項目のセル範囲を入力してください。たとえばB1とB4からB7が必須項目なら「”B1,B4:B7″」とします。範囲は「,」で区切ればいくつでも指定できます。

マクロの使い方については以下の記事で詳しく解説していますのでそちらをご覧ください。

このマクロを実行すると、未入力の項目がある場合は以下のようなメッセージが表示されます。

Excel

すべての必須項目に入力されている場合は以下のようなメッセージが表示されます。

Excel

Excelで未入力のセルに色をつける方法

入力規則やマクロを使えば未入力時にポップアップでアラートを表示できますが、アラートを表示しただけでは、どこが未入力のセルなのかわかりづらいです。

そこで、未入力のセルに色がつくようにする方法をご紹介します!

未入力のセルに色がつくようにするためには、必須項目を選択し、「ホーム」タブ⇒「条件付き書式」⇒「新しいルール」をクリックします。

Excel

「指定の値を含むセルだけを書式設定」⇒「空白」を選択し、「書式」を押します。

Excel

「塗りつぶし」タブを開き、塗りつぶしの色を選択して「OK」を押します。

Excel

「新しい書式ルール」ダイアログに戻ったら、「OK」を押します。

Excel

これで必須項目が空欄の場合に色がつくようになります。色は入力すると消えます。

Excel

入力したら色が変わるようにする方法については、以下の記事でさらに詳しく解説しています。

まとめ

今回は、Excelで未入力時にポップアップでアラートを表示する方法をご紹介しました。

Excelで未入力時にポップアップでアラートを表示したいときは、入力規則やマクロを使いましょう。

加えて条件付き書式を使って未入力のセルに色がつくようにすると、どこが未入力なのかすぐにわかるので親切ですよ!